Beschaffungslogistik

Allgemeines

Aufgabe der Beschaffungslogistik ist die optimale Beschaffung von Materialien und Informationen bei Lieferanten. Sie steuert den Materialfluss vom Zulieferer bis ins eigene Rohwarenlager.

Der Umfang der Beschaffungslogistik wird in einen engeren und einen weiteren Sinn unterteilt. Die Beschaffung im engeren Sinn umfasst Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Halb- und Fertigerzeugnisse die nicht selbst hergestellt werden. Der weitere Sinn der Beschaffungslogistik umfasst Anlagen, Dienstleistungen, Rechte, externe Informationen, Arbeitskräfte und Kapital. Im betrieblichen Alltag spielt die Beschaffung im weiteren Sinn für Fachkräfte der Lagerwirtschaft kaum eine Rolle.

Häufig wird die Beschaffungslogistik in operative und strategische Beschaffung unterteilt. Dabei übernimmt dann die Einkaufsabteilung die strategische Beschaffung, also die Lieferantenauswahl und -bewertung sowie den Abschluss von Lieferverträgen. Die operative Beschaffung übernehmen dann häufig die Fachabteilungen selbst die nach Vorgaben aus der strategischen Beschaffung die notwendigen Bestellungen auslösen.

Zielkonflikt der Beschaffungslogistik

In der Beschaffung gilt es, den Zielkonflikt zwischen der Lieferbereitschaft und den Lagerkosten optimal zu lösen.

Eine hohe Lieferbereitschaft führt zu:

• niedrigen Einkaufskosten, durch seltenere Bestellungen mit größeren Mengen wodurch die Fixkosten pro Bestellung gesenkt werden können weil einfach nicht so oft bestellt wird. Weiterhin können durch die größeren Bestellmengen oftmals Rabatte realisiert werden, wodurch wiederum der Stückpreis sinkt.
• hohen Lagerbeständen, durch die selteneren Bestellungen in größeren Mengen steigt der durchschnittliche Lagerbestand, welcher wiederum die Lagerhaltungskosten in die Höhe treibt

Der umgekehrte Fall, eine niedrige Lieferbereitschaft führt zu:

• höheren Einkaufskosten, durch häufigere Bestellungen mit kleineren Mengen. Die Fixkosten werden aber bei jeder Bestellung fällig und Mengenrabatte fallen kleiner aus.
• niedrigeren Lagerhaltungskosten, durch einen geringen durchschnittlichen Lagerbestand können Kosten für angemietete Lager, Zinskosten für gebundenes Kapital etc. gespart werden.

Hierfür wird die optimale Bestellmenge berechnet, dieser Wert stellt den theoretisch wirtschaftlichsten Kompromiss zwischen den beiden Anforderungen in der Beschaffung dar.

Objekte in der Beschaffung

In der Beschaffungslogistik werden drei Bedarfsarten unterschieden:

• Primärbedarf: Der Primärbedarf stellt Waren dar die direkt in das fertige Produkt einfliessen oder bereits als verkaufsfähige Produkte beschafft werden.
• Sekundärbedarf: Der Sekundärbedarf besteht aus Rohstoffen oder unfertigen Erzeugnissen die zur Weiterbearbeitung vorgesehen sind um in das Endprodukt einzufliessen.
• Tertiärbedarf: Als Tertiärbedarf werden alle weiteren Hilfs- und Betriebsstoffe zusammengefasst die zur Produktion benötigt werden: Schmiermittel für Maschinen, Klebebänder für Verpackungen etc.

Der Sekundär- und Tertiärbedarf wird häufig unter dem Begriff RHB-Stoff zusammen gefasst.

Desweiteren muss in der Beschaffung berücksichtigt werden das es immer einen gewissen Anteil an Produktionfehlern oder Schwund gibt, deswegen muss hier aus dem Nettobedarf der Bruttobedarf zzgl. etwaiger Zusatzbedarfe errechnet werden. Diese Bedarfsplanung ist ein Kernthema der Beschaffungslogistik.

Aufgaben der Beschaffungslogistik

Eigenfertigung oder Fremdbezug

Die erste Frage die bei der Beschaffung gestellt werden muss ist die nach einer Eigenfertigung oder einem Fremdbezug. Ob ein Teil selbst hergestellt wird hängt zuerst einmal davon ab, ob die benötigten Maschinen, Informationen etc. überhaupt vorhanden sind. Kann das benötigte Teil also nicht selbst hergestellt werden, kommt nur ein Fremdbezug in Frage. Weitere Faktoren die in diese Entscheidung mit einfliessen sind:

• die eigenen Kosten
• die erzielbare Qualität
• vorhandene Kapazität

Lieferantenauswahl und Beurteilung

Zuerst gilt es herauszufinden wer das benötigte Produkt liefern kann. Hierfür gibt es einige verschiedene Möglichkeiten wie beispielsweise:

• vorhandene Bezugsquellenkartei aus früheren Bestellungen
• Branchenadressbücher
• Anzeigen in Fachzeitschriften
• Messen und Ausstellungen
• Vertreterbesuche
• Recherche im Internet

Die Lieferantenauswahl hängt von vielerlei Faktoren ab, zu den wichtigsten Zählen dabei:

• Kompetenz des Herstellers
• Leistungsspektrum
• Image
• Abhängigkeit vom Hersteller
• Zuverlässigkeit
• Preis
• Reklamationsverhalten

Sind einige mögliche Lieferanten gefunden, kann eine sog. Nutzwertanalyse durgeführt werden. Dabei werden für verschiedene Kriterien wie Qualität, Preis, Lieferfrist, Termintreue und Mengentreue verschiedene Gewichtungen festgelegt. Dann wird jeder Punkt bei jedem Lieferanten mit einer Punktzahl bewertet, diese Bewertungen werden sodann mit der Gewichtung multipliziert und aufsummiert. So lässt sich eine Rangliste der "besten" Lieferanten erstellen.

Liefervertrag

Abhängig davon ob es sich bei dem benötigten Produkt um eine einmalige Beschaffung oder um einen immer wiederkehrenden Bedarf handelt werden entweder eine einmalige Bestellung/Kaufvertrag abgeschlossen oder es werden längerfristige Lieferverträge ausgehandelt. Häufig werden bei wiederkehrenden Bedarfen sog. Abruflieferverträge geschlossen.

Bestellmengen und Termine

Um die Frage "Wieviel soll eingekauft werden?" beantworten zu können, müssen zunächst Grundlageninformationen beschafft werden:

• Wie hoch ist der geplante Absatz?
• Welche Lagerkapazität steht zur Verfügung?
• Wie wird sich der Preis für das zu beschaffende Produkt entwickeln?
• Können Sonderangebote/Rabatte genutzt werden?
• Wie hoch ist der aktuell verfügbare Bestand?
• Welche Haltbarkeit hat das zu beschaffende Produkt?
• Wieviel Kapital steht für die Beschaffung zur Verfügung?

Sind diese Informationen vorhanden muss sich der Beschaffer klar machen, dass sich sowohl zu große, als auch zu kleine Bestellmengen negativ auswirken. Es gilt also die optimale Bestellmenge zu finden.

Bei der Festlegung der Bestellmengen und -termine muss auch immer der Bedarfsverlauf berücksichtigt werden. So macht es keinen Sinn, für einen Artikel mit Saisonal stark schwankendem Bedarf kurz vor Saisonende noch einmal die optimale Bestellmenge zu ordern. Die Bestelltermine ergeben sich somit aus den, in der Bedarfsplanung ermittelten Werten in Verbindung mit der optimalen Bestellmenge.

Überwachung der Liefertermine

Um die Termintreue eines Lieferanten, die in die Lieferantenbeurteilung mit einfließt, ermitteln zu können müssen die Liefertermine überwacht werden. Häufig werden in Bestellungen "Wunschtermine" angegeben, der Lieferant meldet in der Auftragsbestätigung einen "bestätigten Termin" und schliesslich wird der tatsächliche Liefertermin überwacht. Anhand dieser Daten kann festgestellt werden ober der Lieferant dann liefert wenn wir es uns wünschen und ob dieser Termin dann auch eingehalten wird. Es nützt nichts wenn der Lieferant unsere Wunschtermine ständig bestätigt und dennoch tatsächlich regelmäßig zwei Wochen zu spät liefert. Die Überwachung der Liefertermine ist gerade beim Just-in-Time-Verfahren äußerst wichtig.

Verkehrsträger und -wege

Ein weiteres wichtiges Gebiet der Beschaffungslogistik stellt die Auswahl des richtigen Verkehrsträgers dar. Auch wenn die Entscheidung über das geeignete Transportmittel oftmals vom Spediteur getroffen wird. So müssen die Mitarbeiter in der Beschaffung trotzdem die Grundlagen der Transportlogistik beherrschen. Sie müssen oftmals Entscheiden, wie schnell eine Lieferung einzutreffen hat, dafür sind Kenntnisse über die unterschiedlichen Transportfahrzeuge und die anzuwendenden Sozialvorschriften (bspw. AETR) notwendig. Weiterhin muss die Haftungsfrage geklärt sein, dafür sollten die jeweils gültigen Incoterms angewendet werden. Bei internationalem Versand müssen außerdem Zollvorschriften eingehalten werden, dafür ist es notwendig auf vollständige und korrekt ausgefüllte Begleitpapiere zu achten.