Audit

Ein Audit ist ein Managementwerkzeug zur Überwachung und Verifizierung der wirksamen Umsetzung der Politik eines Unternehmens z.B. in den Bereichen der Qualitätssicherung oder des Umweltschutzes. Audits werden systematisch, von unabhängigen Auditoren, durchgeführt und dokumentiert. Am Schluss eines Audits steht die objektive Auswertung der Auditdokumentation die im Auditbericht zusammen gefasst wird.

Auditprinzipien

Ein Audit muss immer:

• unabhängig
• sorgfältig
• sachlich

durchgeführt werden.

Die Unabhängigkeit ist wichtig weil sie die Grundlage für die Überparteilichkeit und Objektivität des Auditteams bildet. Die Sorgfalt mit der das Audit durchgeführt wird bildet die Grundlage für zuverlässige und nachvollziehbare Auditschlussfolgerungen. Die Sachlichkeit stellt die Pflicht dar, wahrheitsgemäß, objektiv und genau zu berichten.

Auditplanung

Wird ein Audit geplant muss vom Verantwortlichen zuerst festgelegt werden ob das Audit durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden soll oder ob externe Auditoren eingesetzt werden sollen. Auch muss das Ziel des Audits und der Umfang in dem das Audit stattfinden soll, festgelegt werden.

1. internes oder externes Audit - Ein internes Audit wird innerhalb des Unternehmens von eigenen Mitarbeitern durchgeführt. Bei einem externen Audit kommen Auditoren von anderen Unternehmen oder Organisationen zum Einsatz. Dies führt zur Benennung des Auditteamleiters.
2. Auditziel - Hier wird festgelegt was mit dem Audit erreicht werden soll. Sollen Prozesse innerhalb des Unternehmens optimiert werden um Kosten zu senken oder wird eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 angestrebt?Unterliegt das Unternehmen speziellen gesetzlichen Anforderungen? Haben Kunden oder Lieferanten besondere Bedürfnisse die erfüllt werden sollen? Je nach Ziel des Audits und der größe des auditierten Unternehmens muss der Umfang des Audits geklärt werden. Wieviele Personen sind im Auditteam? Welche Abteilungen werden in welchem Zeitrahmen überprüft? Wieviele Stichproben sollen genommen werden? Welche Vorgängen sollen geprüft werden? etc. Dies führt zur Aufstellung des Auditplans.

Aufgrund des Auditplans kann das Auditteam ausgewählt werden, da nun bekannt ist welche Qualifikationen die Auditoren besitzen müssen. Auch können jetzt die für das Audit benötigten Ressourcen abgeschätzt und eingeplant werden um das Audit reibungslos durchführen zu können.

Nun muss dem Auditteam der Soll-Zustand mitgeteilt werden, dies kann zum Beispiel durch Verfahrensanweisungen die den Mitarbeitern des Unternehmens zur Durchführung von Prozessen vorliegen und zu denen Sie auch geschult worden sind, geschehen.

Auditdurchführung

Zu Beginn des Audits wird in einer Besprechung allen beteiligten das Ziel des Audits erklärt, es werden Verantwortlichkeiten von Beobachtern und Betreuern festgelegt. Bei der Durchführung des Audits wird aufgrund des erarbeiteten Auditplans dokumentiert wie die Prozesse ablaufen. Es werden Auditberichte erstellt in denen Beispielsweise die Konformität von Prozessen zu Verfahrensanweisungen festgehalten werden. Es werden Abweichungsberichte und Berichte zu Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen erstellt. Werden während des Audits kritische Abweichungen festgestellt muss über durchzuführende Sofortmaßnahmen entschieden werden. Um diese Dokumentation zu erstellen benötigt der Auditor eine ausreichende Qualifikation um Produkt- oder Branchenspezifische Terminologien und Prozessabläufe zu verstehen und logische Schlussfolgerungen zu ziehen.

Auditbericht

Im Auditbericht werden die Auditfeststellungen und andere Informationen, die während des Audits erfasst wurden gegenüber den Auditzielen sachlich und objektiv bewertet. Im Abschlussbericht werden Auditfolgemassnahmen festgelegt und Empfehlungen erteilt. Die folgemassnahmen des Audits können zu einem Nachfolgeaudit führen oder in den Auditplan eines späteren Audits einfliessen.