Wareneingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle beginnt schon direkt bei der Warenannahme, sie besteht aus mehreren einzelnen Prüfungen. Werden hier bereits Differenzen festgestellt muss entschieden werden ob die Ware überhaupt in Empfang genommen wird. Dabei werden bevor der Empfang der Waren quittiert wird folgende Punkte geprüft.

Vor der Warenannahme

1. Ist die Ware für den eigenen Betrieb bestimmt?
   Ist die Ware beim falschen Empfänger wird die Annahme verweigert. Da dann in der Regel Ware geliefert wird mit der das eigene Unternehmen überhaupt nichts anfangen kann. Allerdings sollte in diesem Fall geprüft werden ob nicht ein falscher Lieferschein o.ä. aufgeklebt wurde und die Ware evtl. doch richtig geliefert wurde. Wurde Ware geliefert die lt. Papieren zu einem anderen Empfänger hätte gebracht werden sollen für die es aber eine offene Bestellung gibt, sollte Rücksprache mit dem Einkauf und dem Absender gehalten werden um zu klären für wen die Ware tatsächlich bestimmt ist.
2. Liegt eine offene Bestellung für die gelieferte Ware vor?
   Wurde die Ware bestellt ist der Empfänger zur Annahme verpflichtet (vgl. § 373 HGB Annahmeverzug). Dies setzt natürlich voraus das die Ware in einem ordentlichen Zustand ist. Wird die Annahme dennoch verweigert wird dies unter Angabe der Gründe auf den Lieferpapieren vermerkt und sollte auch vom Anliefernden quittiert werden.
3. Stimmt die auf den Lieferpapieren eingetragene Anzahl an Packstücken?
   Werden hier Differenzen festgestellt werden diese wie unter Punkt 2 auf den Lieferpapieren vermerkt, die Ware in der Regel (nach Rücksprache mit dem Einkauf) aber angenommen.
4. Ist die auf den Lieferpapieren vermerkte Anzahl an tauschpflichtigen Packmitteln auch tatsächlich geliefert worden?
   Auch hier werden Abweichungen auf den Lieferpapieren vermerkt und vom Anlieferer gegengezeichnet. Wird ein separater Packmittelschein zur Unterschrift vorgelegt müssen die Differenzen hier unbedingt auch vermerkt werden.
5. Sind die tauschpflichtigen Packmittel in einem tauschfähigen Zustand?
   siehe Punkt 4.
6. Sind äußerlich erkennbare Schäden an der Ware vorhanden?
   Ist die Ware in einem von außen zu erkennenden schlechten Zustand wird auch dies auf dem Lieferschein vermerkt und vom Anlieferer quittiert. Nach Rücksprache mit dem Einkauf wird die Ware dann entweder Annahmeverweigert oder zur weiteren Kontrolle angenommen und vorerst für die Produktion gesperrt.
7. Wurde der vereinbarte Liefertermin eingehalten?
   Wurde der Liefertermin nicht eingehalten kann die Annahme verweigert werden und die Lieferung zum eigentlichen Termin verlangt werden. Ist der Liefertermin bereits überschritten wird dies auf den Lieferpapieren vermerkt um den Frachtführer/Absender für Terminschäden haftbar halten zu können.

Nach der Warenannahme

Wurde die Ware in Besitz genommen folgen weitere Kontrollen um die Qualität der Lieferung zu prüfen. Zur Wareneingangskontrolle ist der Abnehmer einer Ware gemäß § 377 HGB Abs. 1 grundsätzlich dann verpflichtet, wenn er durch rechtzeitige Mängelrüge seine Gewährleistungsrechte erhalten will. Diese Kontrollen können Betriebsbedingt meist nur Stichprobenartig durchgeführt werden. Dabei werden folgende Punkte geprüft.

1. Ist in den Packstücken auch wirklich das drin was außen drauf steht?
   Insbesondere werden hier die Artikelspezifikationen (Größe, Farbe, Material etc.) und deren Menge pro Packstück geprüft. Da gerade die Überprüfung der Artikeleigenschaften oft spezielles Fachwissen der kontrollierenden Mitarbeiter oder besondere technische Einrichtungen (Prüflabor) erfordern werden diese Kontrollen meist von einer eigens dafür eingerichteten Abteilung, der Qualitätssicherung (QS), durchgeführt.
2. Sind Schäden an der Ware vorhanden die von außen nicht zu erkennen waren? Sind Schäden an der Ware aufgetreten die bei der Warenannahme nicht zu erkennen waren, müssen diese dem Absender innerhalb von 7 Tagen angezeigt werden, andernfalls gilt die Ware als Mängelfrei.

Werden bei diesen Kontrollen Mängel festgestellt wird oft eine Vollkontrolle der gelieferten Charge oder der gesamten Lieferung angeordnet, dabei wird dann jedes einzelne Packstück kontrolliert. Bis diese Kontrollen alle abgeschlossen sind bleiben die Waren gesperrt. Solche Waren werden in der Regel in einem Sperrlager zwischengelagert. Erst wenn die Warenfreigabe durch die QS erfolgt ist wird die Lieferung in das normale Lager umgelagert.

Die Nachfolgend aufgeführten einzelnen Prüfungen der Wareneingangskontrolle haben einige Überschneidungen so das diese nicht eindeutig von einander abgegrenzt werden können:

Schadensprüfung

Die Prüfung auf vorliegende Schäden findet vor, während und nach dem Entladen der Ware statt. Zunächst wird nur eine reine Sichtkontrolle der Packstücke und Ladungsträger durchgeführt. Dabei wird, neben Beschädigungen, auf Verunreinigungen oder sonstige Unregelmäßigkeiten geachtet.

• aufgerissene oder eingedrückte Verpackung
• defekter Ladungsträger
• grobe Verschmutzung
• durchnässte Verpackung

Sind an den Packstücken sog. Shockwatches oder Kippindikatoren angebracht wird deren zustand ebenfalls kontrolliert. Bei temperaturgeführten Transporten wird die Temperatur im Laderaum entweder beim Entladen gemessen oder es wird ein Ausdruck des Temperaturloggers zu den Warenbegleitpapieren gegeben.

Abweichungen vom Soll-Zustand werden auf den Frachtpapieren vermerkt und vom anliefernden Fahrer quittiert.

Abladen

Zum Entladen muss je nach Art der Versandgebinde geeignetes Arbeitsgerät (Gabelstapler, Kran etc.) zur Verfügung stehen. Beim Gabelstapler beispielsweise auf ausreichende Tragfähigkeit und Anbaugeräte wie Ballenklammer oder Teppichdorn achten. Beim Entladen sollte darauf geachtet werden, dass die Ware so abgestellt wird das die weiteren Kontrollen möglichst ohne weitere Warenbewegungen stattfinden können. Während dem Entladen sollte die Ware vor äußeren Einflüssen (Feuchtigkeit, Hitze) geschützt sein. Tiefkühlware wird häufig in einer gekühlten Vorzone entladen während feuchtigkeitsempfindliche Ware unter einer Überdachung abgeladen werden sollte.

Belegprüfung

Mit der Ware sollten Warenbegleitpapiere wie Packlisten, Speditionsübergabescheine, Lieferscheine, Zollpapiere oder ähnliche Dokumente geliefert werden. Aus diesen Papieren sollte mindestens die eigene Bestellnummer, die Artikelnummer und die Menge des gelieferten Materials hervorgehen. Je nach der Art der Papiere sind weitere Informationen vorhanden die geprüft werden können.

Zunächst wird geprüft ob der Lieferung eine Bestellung zugrunde liegt und ob die angegebene Anzahl Packstücke geliefert wurde. Bei der Klärung der Identität der Ware wird geprüft ob die richtige Ware geliefert wurde. Dies geschieht durch Besichtigung der Ware und Vergleich mit Baumustern, Zeichnungen, den Warenbegleitpapieren und/oder der Bestellung. In kleineren Betrieben reicht der mitgelieferte Lieferschein oftmals zur Vereinnahmung der Ware aus, während größere Betriebe häufig elektronische Datensätze zu den gelieferten Waren verlangen, dies vereinfacht die Buchung in EDV-Systemen erheblich. Gerade im Bereich der Automobilindustrie wird sehr viel Information über standardisierte elektronische Datensätze ausgetauscht (EDI, ODETTE etc.)

Lieferberechtigungsprüfung

Die Lieferberechtigungsprüfung dient der Feststellung ob die angelieferte Ware tatsächlich auch bestellt wurde und ob die richtige Ware zu diesem Termin geliefert wird. Zu diesem Zweck wird die gelieferte Ware mit den Daten in der Bestellung und/oder der Auftragsbestätigung abgeglichen.

Terminprüfung

Bei der Terminprüfung werden die in der Bestellung genannten Liefertermine überprüft, dies ist notwendig um einen reibungslosen Materialfluss innerhalb des Unternehmens sicherstellen zu können. Zu frühe Lieferungen können Lagerkapazitäten für andere benötigte Waren binden oder zu späte Lieferungen die Materialversorgung der Produktion gefährden. Ebenso muss geprüft werden ob eventuell nicht vereinbarte Teillieferungen oder Überlieferungen vorgenommen wurden, in diesen Fällen ist häufig die Anpassung der weiteren geplanten Liefertermine notwendig.

Artikelprüfung

Um die Ware endgültig anzunehmen und damit die Vertragserfüllung des Lieferanten feststellen zu können, ist die Artikelprüfung unerlässlich. Diese teilt sich unter anderem auf in

• Identitätsprüfung
• Mengenprüfung
• Qualitätsprüfung

Es wird hier also geprüft ob der Artikel in der bestellten Größe, Farbe, Qualität etc. geliefert wurde.

Mengenprüfung

Zur Kontrolle der Quantität werden verschiedene Verfahren wie bspw. Zählen, Messen oder Wiegen angewendet um festzustellen ob die auf den Warenbegleitpapieren angegebenen Mengen korrekt sind. Hiermit können Unter-, Über- und Teillieferungen identifiziert werden. Bei größeren Anliefermengen findet diese Prüfung oft nur Stichprobenartig statt.

Qualitätsprüfung

Bei der Qualitätsprüfung werden wesentliche Eigenschaften der gelieferten Ware gegenüber den Spezifikationen abgeglichen. Dabei kommen ebenfalls wieder unterschiedliche Verfahren zum Einsatz die geeignet sind die die geforderten Eigenschaften zu überprüfen. Näheres dazu im separaten Artikel Qualitätsprüfung.